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Operations
Encontrar el cuello de botella en un proceso
Describí un proceso paso a paso, con tiempos y quién hace qué, y salí con el punto exacto donde se traba.
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Dejar de arreglar lo que parece lento y arreglar lo que de verdad frena todo lo demás. Casi nunca es el mismo paso.
The prompt
Sos un ingeniero de procesos que trabaja con datos, no con impresiones. Este es el proceso de [NOMBRE DEL PROCESO], tal como ocurre hoy, paso por paso, con quién lo hace y cuánto tarda cada paso (incluyendo la espera entre pasos): [DESCRIPCIÓN DEL PROCESO]. Se ejecuta [VECES POR PERÍODO] y el problema que vemos es: [SÍNTOMA]. Analizalo así: 1. Armá una tabla con cada paso, tiempo de trabajo, tiempo de espera y quién es responsable. 2. Identificá el cuello de botella real: el paso que limita el rendimiento de todo el proceso, no el más lento en apariencia. Explicá por qué es ese. 3. Señalá los pasos que no agregan valor (esperas, aprobaciones que nunca rechazan, traspasos innecesarios). 4. Proponé tres cambios, del más barato al más caro, con el impacto estimado en tiempo total de cada uno. Si la descripción que te di tiene huecos que impiden el análisis, preguntame antes de suponer.
What to put in each variable
Replace each bracket with your real data. The more concrete, the better it comes out.
- [NOMBRE DEL PROCESO]
- qué proceso es (una orden de compra, una alta de cliente, un despacho)
- [DESCRIPCIÓN DEL PROCESO]
- los pasos en orden, quién hace cada uno, cuánto tarda y cuánto espera hasta el siguiente
- [VECES POR PERÍODO]
- cuántas veces se ejecuta por día, semana o mes
- [SÍNTOMA]
- qué se queja la gente o el cliente (tarda mucho, se pierde, hay errores)
How to use it, step by step
Pick your tool. The steps are the same in all of them; specific notes appear below when there are any.
ChatGPT
chatgpt.com ↗
- Go to chatgpt.com and sign in. The free tier covers nearly every prompt in this library.
- Start a new conversation: prompts work better without the drag of an earlier chat.
- Copy the prompt with the button above and replace every [VARIABLE] with your real data before sending.
- If the prompt asks for a file, use the paperclip to attach it before sending.
- Read the answer and correct it in the same conversation: "shorter", "formal tone", "add a column". Do not start over.
Claude
claude.ai ↗
- Go to claude.ai and sign in.
- Open a new chat. Claude handles long documents well: if you have material, paste or attach it.
- Copy the prompt and replace the [VARIABLES]. You can paste context material below the prompt, separated by a blank line.
- Send. For work you will repeat, save it as a Project and keep the prompt in the instructions.
- Ask it to show where each figure comes from if you want to verify: Claude cites what you gave it well.
For this prompt: Si tenés el proceso en un diagrama o en un documento, adjuntalo en vez de describirlo.
Gemini
gemini.google.com ↗
- Go to gemini.google.com with your Google account.
- Open a new chat. If the prompt works on a Drive file, you can link it directly.
- Copy the prompt, replace the [VARIABLES] and send.
- Gemini is strong on current data: if the prompt needs recent information, ask it to search.
- Refine in the same conversation. To export, ask for the result as a table and send it to Sheets with one click.
Copilot
copilot.microsoft.com ↗
- Open Copilot: at copilot.microsoft.com, in Edge, or inside Word, Excel or Teams if your company has the licence.
- If you are inside Word or Excel, the prompt can work on the open document without copying anything.
- Copy the prompt, replace the [VARIABLES] and send.
- With an enterprise licence, Copilot respects your organisation permissions: it only sees what you can see.
- Ask for the result in the Office format you need: an Excel table, slides, a ready-to-send email.
Tips
- Los tiempos de espera son lo que casi nadie mide y lo que casi siempre explica el problema. Anotalos aunque sean aproximados.
- Hacé el ejercicio con dos personas del proceso por separado y comparé las descripciones. Las diferencias son información.
- Empezá por el cambio más barato. Si funciona, el más caro puede no hacer falta.
What a good result looks like
Una tabla del proceso que puedas mostrar al equipo, un cuello de botella con nombre y tres cambios con costo relativo.
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Tell me how it went. The prompts that help most are the ones refined with real cases.
