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Operations
Instructivo de trabajo desde una explicación grabada
Grabá a la persona que sabe hacer la tarea explicándola, transcribí, y convertilo en un instructivo que otro pueda seguir.
This prompt is not in your language yet; you are seeing it in Spanish.
Sacar el conocimiento de la cabeza de la persona antes de que se vaya de vacaciones o de la empresa. La grabación tarda diez minutos; el instructivo escrito de cero, una tarde.
The prompt
Sos un redactor técnico que escribe instructivos que la gente sigue de verdad. Esta es la transcripción de [NOMBRE DE LA PERSONA], que explica cómo hace [TAREA] en [ÁREA]: [TRANSCRIPCIÓN]. Quien va a usar el instructivo es [PERFIL DEL LECTOR].
Convertilo en un instructivo con:
- Título, para qué sirve la tarea y cuándo se hace, en tres líneas.
- Qué hace falta tener antes de empezar (accesos, materiales, información).
- Los pasos numerados, uno por acción, en imperativo, sin más de dos frases cada uno. Si un paso tiene una decisión ("si pasa X, hacé Y"), escribila como tal.
- Los errores frecuentes que la persona mencionó, o que se deducen de cómo lo explica.
- Cómo saber que quedó bien hecho.
Respetá el orden real en que se hace, no el orden en que lo contó. Si en la transcripción hay algo ambiguo o contradictorio, listalo al final como "preguntas para confirmar con [NOMBRE DE LA PERSONA]".
What to put in each variable
Replace each bracket with your real data. The more concrete, the better it comes out.
- [NOMBRE DE LA PERSONA]
- quién lo explicó
- [TAREA]
- qué tarea es
- [ÁREA]
- en qué parte de la operación
- [TRANSCRIPCIÓN]
- el texto de la grabación, tal cual, con muletillas y todo
- [PERFIL DEL LECTOR]
- quién lo va a seguir y cuánto sabe del tema
How to use it, step by step
Pick your tool. The steps are the same in all of them; specific notes appear below when there are any.
ChatGPT
chatgpt.com ↗
- Go to chatgpt.com and sign in. The free tier covers nearly every prompt in this library.
- Start a new conversation: prompts work better without the drag of an earlier chat.
- Copy the prompt with the button above and replace every [VARIABLE] with your real data before sending.
- If the prompt asks for a file, use the paperclip to attach it before sending.
- Read the answer and correct it in the same conversation: "shorter", "formal tone", "add a column". Do not start over.
Claude
claude.ai ↗
- Go to claude.ai and sign in.
- Open a new chat. Claude handles long documents well: if you have material, paste or attach it.
- Copy the prompt and replace the [VARIABLES]. You can paste context material below the prompt, separated by a blank line.
- Send. For work you will repeat, save it as a Project and keep the prompt in the instructions.
- Ask it to show where each figure comes from if you want to verify: Claude cites what you gave it well.
For this prompt: Adjuntá el audio o la transcripción como archivo; sostiene bien grabaciones de veinte minutos.
Gemini
gemini.google.com ↗
- Go to gemini.google.com with your Google account.
- Open a new chat. If the prompt works on a Drive file, you can link it directly.
- Copy the prompt, replace the [VARIABLES] and send.
- Gemini is strong on current data: if the prompt needs recent information, ask it to search.
- Refine in the same conversation. To export, ask for the result as a table and send it to Sheets with one click.
Copilot
copilot.microsoft.com ↗
- Open Copilot: at copilot.microsoft.com, in Edge, or inside Word, Excel or Teams if your company has the licence.
- If you are inside Word or Excel, the prompt can work on the open document without copying anything.
- Copy the prompt, replace the [VARIABLES] and send.
- With an enterprise licence, Copilot respects your organisation permissions: it only sees what you can see.
- Ask for the result in the Office format you need: an Excel table, slides, a ready-to-send email.
For this prompt: En Teams, la transcripción de una reunión grabada se puede usar directo como entrada.
Tips
- Grabá a la persona haciendo la tarea, no explicándola en abstracto. Dice más y mejor.
- La lista de "preguntas para confirmar" es oro: son las cosas que la persona hace sin darse cuenta.
- Hacé que alguien nuevo siga el instructivo mientras vos mirás. Donde se traba, hay que reescribir.
What a good result looks like
Un instructivo de una o dos páginas que alguien con el perfil indicado pueda seguir sin preguntar, más una lista corta de dudas para cerrar con quien sabe.
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Tell me how it went. The prompts that help most are the ones refined with real cases.
