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Términos de referencia para una contratación
Con lo que necesitás y el problema que querés resolver, armá los términos de referencia que un proveedor pueda cotizar sin adivinar.
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Términos que atraigan buenas ofertas y dejen afuera las que no pueden cumplir. Un pliego vago trae ofertas vagas.
The prompt
Sos un especialista en contrataciones que ha visto fallar muchos proyectos por términos de referencia mal escritos. Necesitamos contratar [OBJETO DE LA CONTRATACIÓN] para [INSTITUCIÓN]. El problema que queremos resolver es: [PROBLEMA]. El resultado que necesitamos al final es: [RESULTADO ESPERADO]. Tenemos [PLAZO] y un presupuesto referencial de [PRESUPUESTO]. Lo que salió mal en contrataciones parecidas antes: [ANTECEDENTES]. Redactá los términos de referencia con: 1. Antecedentes y justificación, en un párrafo que explique el problema, no la compra. 2. Objetivo general y objetivos específicos, medibles. 3. Alcance: qué incluye y, con la misma claridad, qué NO incluye. 4. Productos entregables, cada uno con descripción, criterio de aceptación y fecha. 5. Perfil del proveedor y del equipo, con lo indispensable separado de lo deseable. 6. Forma de pago atada a entregables aceptados, no a fechas. 7. Riesgos previsibles y cómo se manejan en el contrato. Todo lo que pueda medirse, medilo. Si algo de lo que te di es demasiado vago para cotizarse, marcalo.
What to put in each variable
Replace each bracket with your real data. The more concrete, the better it comes out.
- [OBJETO DE LA CONTRATACIÓN]
- qué se contrata (un sistema, una consultoría, una obra menor)
- [INSTITUCIÓN]
- qué institución y qué área
- [PROBLEMA]
- qué se quiere resolver, en lenguaje llano
- [RESULTADO ESPERADO]
- cómo se sabe que funcionó
- [PLAZO]
- en cuánto tiempo
- [PRESUPUESTO]
- monto referencial, si lo hay
- [ANTECEDENTES]
- qué falló antes en contrataciones parecidas
How to use it, step by step
Pick your tool. The steps are the same in all of them; specific notes appear below when there are any.
ChatGPT
chatgpt.com ↗
- Go to chatgpt.com and sign in. The free tier covers nearly every prompt in this library.
- Start a new conversation: prompts work better without the drag of an earlier chat.
- Copy the prompt with the button above and replace every [VARIABLE] with your real data before sending.
- If the prompt asks for a file, use the paperclip to attach it before sending.
- Read the answer and correct it in the same conversation: "shorter", "formal tone", "add a column". Do not start over.
Claude
claude.ai ↗
- Go to claude.ai and sign in.
- Open a new chat. Claude handles long documents well: if you have material, paste or attach it.
- Copy the prompt and replace the [VARIABLES]. You can paste context material below the prompt, separated by a blank line.
- Send. For work you will repeat, save it as a Project and keep the prompt in the instructions.
- Ask it to show where each figure comes from if you want to verify: Claude cites what you gave it well.
For this prompt: Adjuntá el pliego de una contratación anterior como referencia de formato institucional.
Gemini
gemini.google.com ↗
- Go to gemini.google.com with your Google account.
- Open a new chat. If the prompt works on a Drive file, you can link it directly.
- Copy the prompt, replace the [VARIABLES] and send.
- Gemini is strong on current data: if the prompt needs recent information, ask it to search.
- Refine in the same conversation. To export, ask for the result as a table and send it to Sheets with one click.
Copilot
copilot.microsoft.com ↗
- Open Copilot: at copilot.microsoft.com, in Edge, or inside Word, Excel or Teams if your company has the licence.
- If you are inside Word or Excel, the prompt can work on the open document without copying anything.
- Copy the prompt, replace the [VARIABLES] and send.
- With an enterprise licence, Copilot respects your organisation permissions: it only sees what you can see.
- Ask for the result in the Office format you need: an Excel table, slides, a ready-to-send email.
Tips
- La sección "qué NO incluye" es la que evita las discusiones de alcance a mitad del contrato.
- Atar el pago a entregables aceptados y no a fechas cambia el comportamiento del proveedor.
- Revisalo con legal y con quien va a recibir el producto, no solo con compras.
What a good result looks like
Un documento con entregables medibles y criterios de aceptación que un proveedor serio pueda cotizar con precisión.
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Tell me how it went. The prompts that help most are the ones refined with real cases.
