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Tecnología y TI
Requisitos para una automatización antes de pedirla
Antes de pedirle a TI o a un proveedor que automatice algo, definí qué hace hoy el proceso, qué tiene que hacer la automatización y cómo sabrás que funciona.
Que el pedido llegue claro. La mitad de las automatizaciones que fallan fallan porque nadie escribió qué tenían que hacer con las excepciones.
El prompt
Sos un analista de negocio que escribe requisitos que los desarrolladores agradecen. Quiero automatizar [TAREA A AUTOMATIZAR], que hoy hace [QUIÉN LA HACE] [FRECUENCIA]. Paso a paso, hoy se hace así: [CÓMO SE HACE HOY]. Los casos raros que aparecen: [EXCEPCIONES]. Los sistemas involucrados: [SISTEMAS]. Escribí el documento de requisitos: 1. El objetivo en una frase: qué se ahorra o qué mejora, con número. 2. Entradas: qué información recibe la automatización, de dónde, en qué formato. 3. Reglas: qué hace con cada entrada, escritas como "si X, entonces Y". Incluí las excepciones que te di y las que se deducen. 4. Salidas: qué produce, a dónde va, quién lo recibe. 5. Qué hace cuando algo falla: a quién avisa, cómo, y qué queda en estado seguro. 6. Cómo se prueba: cinco casos concretos con entrada y salida esperada, incluyendo dos excepciones. 7. Qué NO hace, para que nadie lo espere. Preguntame lo que te falte antes de inventarlo.
Qué poner en cada variable
Reemplazá cada corchete con tu dato real. Mientras más concreto, mejor sale.
- [TAREA A AUTOMATIZAR]
- qué tarea
- [QUIÉN LA HACE]
- la persona o el rol
- [FRECUENCIA]
- cuántas veces por día o semana
- [CÓMO SE HACE HOY]
- los pasos, con clics y sistemas
- [EXCEPCIONES]
- qué casos raros aparecen y qué se hace con ellos
- [SISTEMAS]
- correo, ERP, planillas, lo que toque
Cómo usarlo, paso a paso
Elegí tu herramienta. Los pasos son los mismos en todas; abajo van las notas particulares cuando las hay.
ChatGPT
chatgpt.com ↗
- Entrá a chatgpt.com e iniciá sesión. La versión gratuita alcanza para casi todos los prompts de esta biblioteca.
- Abrí una conversación nueva: los prompts funcionan mejor sin el arrastre de una charla anterior.
- Copiá el prompt con el botón de acá arriba y reemplazá cada [VARIABLE] con tu dato real antes de enviarlo.
- Si el prompt pide un archivo, usá el clip para adjuntarlo antes de enviar.
- Leé la respuesta y corregí en la misma conversación: «más corto», «en tono formal», «agregá una columna». No empieces de cero.
Claude
claude.ai ↗
- Entrá a claude.ai e iniciá sesión.
- Abrí un chat nuevo. Claude sostiene bien documentos largos: si tenés material, pegalo o adjuntalo.
- Copiá el prompt y reemplazá las [VARIABLES]. Podés pegar el material de contexto debajo del prompt, separado por una línea.
- Enviá. Para trabajos que vas a repetir, guardalo como Proyecto y dejá el prompt en las instrucciones.
- Pedile que te muestre dónde está cada dato si querés verificar: Claude cita bien lo que le diste.
Gemini
gemini.google.com ↗
- Entrá a gemini.google.com con tu cuenta de Google.
- Abrí un chat nuevo. Si el prompt trabaja sobre un archivo de Drive, podés vincularlo directo.
- Copiá el prompt, reemplazá las [VARIABLES] y enviá.
- Gemini es fuerte con datos actuales: si el prompt necesita información reciente, pedile que la busque.
- Refiná en la misma conversación. Para exportar, pedile el resultado en tabla y llevalo a Sheets con un clic.
Copilot
copilot.microsoft.com ↗
- Abrí Copilot: en copilot.microsoft.com, en Edge, o dentro de Word, Excel o Teams si tu empresa tiene la licencia.
- Si estás dentro de Word o Excel, el prompt puede trabajar sobre el documento abierto sin copiar nada.
- Copiá el prompt, reemplazá las [VARIABLES] y enviá.
- Con licencia empresarial, Copilot respeta los permisos de tu organización: solo ve lo que vos podés ver.
- Pedile el resultado en el formato de Office que necesites: tabla de Excel, diapositivas, correo listo.
Consejos
- Las excepciones son el documento. Lo normal cualquiera lo automatiza; lo raro es lo que rompe.
- "Qué hace cuando falla" evita la automatización que se rompe en silencio un viernes.
- Los cinco casos de prueba se los das al desarrollador y son tu criterio de aceptación.
Cómo se ve un buen resultado
Un documento que un desarrollador pueda cotizar sin reunión, con reglas, excepciones y casos de prueba escritos.
Comentarios
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¿Lo probaste con tu caso?
Contame qué salió. Los prompts que más sirven son los que se afinan con casos reales.
