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Finance
Explicar la variación del presupuesto en una página
Convertí la tabla de real contra presupuesto en el párrafo que la dirección va a leer, con las tres causas que importan.
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Que la dirección entienda en dos minutos qué pasó y qué implica, sin recorrer cuarenta filas. El número lo tienen; lo que falta es la historia.
The prompt
Sos un director financiero acostumbrado a presentar a un directorio que no tiene tiempo. Esta es la ejecución del período [PERÍODO] de [ÁREA O UNIDAD], real contra presupuesto, por línea: [TABLA DE VARIACIONES]. Contexto que la tabla no muestra: [CONTEXTO]. Escribí el resumen que iría en la primera página del informe: - Un párrafo de apertura con el resultado global y su calificación honesta (dentro de lo esperado, alerta, o problema). - Las tres variaciones que de verdad explican el resultado, cada una con causa, si es puntual o estructural, y qué se puede hacer. - Lo que parece grave en la tabla pero no lo es, en una línea, para que nadie pierda tiempo ahí. - Una recomendación concreta para el próximo período. Máximo 250 palabras. Sin adjetivos. Si una causa no la puedo saber con los datos que te di, decilo en lugar de suponerla.
What to put in each variable
Replace each bracket with your real data. The more concrete, the better it comes out.
- [PERÍODO]
- el mes o trimestre
- [ÁREA O UNIDAD]
- de qué parte de la empresa es la tabla
- [TABLA DE VARIACIONES]
- pegá la tabla con línea, presupuesto, real y diferencia
- [CONTEXTO]
- lo que sabés y la tabla no dice (un evento, un retraso, un cambio de precio)
How to use it, step by step
Pick your tool. The steps are the same in all of them; specific notes appear below when there are any.
ChatGPT
chatgpt.com ↗
- Go to chatgpt.com and sign in. The free tier covers nearly every prompt in this library.
- Start a new conversation: prompts work better without the drag of an earlier chat.
- Copy the prompt with the button above and replace every [VARIABLE] with your real data before sending.
- If the prompt asks for a file, use the paperclip to attach it before sending.
- Read the answer and correct it in the same conversation: "shorter", "formal tone", "add a column". Do not start over.
Claude
claude.ai ↗
- Go to claude.ai and sign in.
- Open a new chat. Claude handles long documents well: if you have material, paste or attach it.
- Copy the prompt and replace the [VARIABLES]. You can paste context material below the prompt, separated by a blank line.
- Send. For work you will repeat, save it as a Project and keep the prompt in the instructions.
- Ask it to show where each figure comes from if you want to verify: Claude cites what you gave it well.
For this prompt: Adjuntá el Excel directamente en vez de pegar la tabla.
Gemini
gemini.google.com ↗
- Go to gemini.google.com with your Google account.
- Open a new chat. If the prompt works on a Drive file, you can link it directly.
- Copy the prompt, replace the [VARIABLES] and send.
- Gemini is strong on current data: if the prompt needs recent information, ask it to search.
- Refine in the same conversation. To export, ask for the result as a table and send it to Sheets with one click.
Copilot
copilot.microsoft.com ↗
- Open Copilot: at copilot.microsoft.com, in Edge, or inside Word, Excel or Teams if your company has the licence.
- If you are inside Word or Excel, the prompt can work on the open document without copying anything.
- Copy the prompt, replace the [VARIABLES] and send.
- With an enterprise licence, Copilot respects your organisation permissions: it only sees what you can see.
- Ask for the result in the Office format you need: an Excel table, slides, a ready-to-send email.
For this prompt: Dentro de Excel podés seleccionar la tabla y pedirle esto sin copiar nada; el resultado sale en Word con un clic.
Tips
- El contexto es lo que hace la diferencia entre un resumen genérico y uno útil. No te lo saltees.
- Revisá que las tres causas sean las que vos también elegirías. Si no coinciden, es una buena discusión para tener.
- Lo que "parece grave pero no lo es" evita la mitad de las preguntas en el comité.
What a good result looks like
Un texto que puedas pegar en el informe con dos o tres correcciones de detalle, y que alguien sin contexto lea sin llamarte.
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Did you try it on your case?
Tell me how it went. The prompts that help most are the ones refined with real cases.
